Was sind Geschäfts- und technische Berichte?

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Ein Bericht ist ein Dokument, das Informationen in einem organisierten Format für eine bestimmte Person darstellt Publikum und Zweck . Obwohl Zusammenfassungen der Berichte können mündlich vorgetragen werden, vollständige Berichte liegen fast immer in Form von schriftlichen Dokumenten vor.

In 'Zeitgenössische Geschäftsberichte' Kuiper und Clippinger definieren Geschäftsberichte als „organisierte, objektive Darstellungen von Beobachtungen, Erfahrungen oder Fakten, die im Entscheidungsprozess verwendet werden“.

Sharma und Mohan definieren in ihrem Buch „Business Correspondence and Report Writing“ einen technischen Bericht als „eine schriftliche Darstellung der Tatsachen einer Situation, eines Projekts, eines Prozesses oder einer Prüfung; wie diese Tatsachen festgestellt wurden; ihre Bedeutung; die Schlussfolgerungen, die daraus gezogen wurden; und [in einigen Fällen] die Empfehlungen, die gemacht werden.'

Arten von Berichten umfassen Notizen , Protokolle, Laborberichte, Buchberichte , Fortschrittsberichte, Begründungsberichte, Compliance-Berichte, Jahresberichte sowie Richtlinien und Verfahren.

Zweck von Geschäfts- und technischen Berichten

In „Business Communication: A Framework for Success“ erklären H. Dan O'Hair, James S. O'Rourke und Mary John O'Hair die vier Hauptzwecke von Geschäftsberichten.

„Berichte können vier verschiedene und manchmal verwandte Funktionen erfüllen. Sie können als Kontrollen verwendet werden, um sicherzustellen, dass alle Abteilungen ordnungsgemäß funktionieren, um Informationen zu geben, Analysen zu erstellen und andere zum Handeln zu bewegen.“

Merkmale effektiver Berichte

In „Contemporary Business Reports“ geben Shirley Kuiper und Dorinda Clippinger Einblicke in effektive Unternehmenskommunikation.

„Wirksame Berichte werden vom Leser so verstanden, wie der Autor es beabsichtigt hat, und sie beeinflussen den Leser, so zu handeln, wie es der Autor wünscht. Die Ziele des Autors werden am ehesten erreicht, wenn sie den Bedürfnissen und Zielen des Lesers entsprechen. Ein effektiver Bericht ist einfühlsam, genau, vollständig, prägnant , und klar . Vor allem präsentiert ein effektiver Bericht Informationen auf ethische Weise.'

Verbinden Sie sich mit Ihrem Publikum

Warren Buffet, im Vorwort zu ' Ein einfaches englisches Handbuch ', teilt seine Ratschläge, wie man am besten in Geschäftsberichten kommuniziert.

„Ein unorigineller, aber nützlicher Tipp: Schreiben Sie mit einer bestimmten Person im Hinterkopf. Wenn ich den Jahresbericht von Berkshire Hathaway schreibe, tue ich so, als würde ich mit meinen Schwestern sprechen. Ich kann sie mir gut vorstellen: Obwohl sie hochintelligent sind, sind sie keine Experten für Buchhaltung oder Finanzen. Sie werden verstehen einfaches Englisch , aber Jargon kann sie verwirren. Mein Ziel ist einfach, ihnen die Informationen zu geben, von denen ich wünsche, dass sie sie mir liefern würden, wenn unsere Positionen umgekehrt würden. Um erfolgreich zu sein, muss ich nicht Shakespeare sein; Ich muss jedoch den aufrichtigen Wunsch haben, zu informieren.“

Geschäftsberichte können lang oder kurz sein

Wie von John M. Lannon in „Technical Communication“ beschrieben, unterscheiden sich neben der Länge der Berichte auch Zweck und Umfang der Berichte.

„In der Berufswelt verlassen sich Entscheidungsträger auf zwei große Arten von Berichten: Einige Berichte konzentrieren sich hauptsächlich auf Information ('was wir jetzt tun', 'was wir letzten Monat getan haben', 'was unsere Kundenbefragung herausgefunden hat', 'was bei der Abteilungssitzung los war'). Viele Berichte enthalten jedoch nicht nur Informationen, sondern auch Informationen Analyse („was diese Informationen für uns bedeuten“, „welche Vorgehensweisen in Betracht gezogen werden sollten“, „was wir empfehlen und warum“).

„Nach jedem langen (formellen) Bericht führen zahllose kurze (informelle) Berichte zu fundierten Entscheidungen über so unterschiedliche Angelegenheiten wie den Kauf der bequemsten Bürostühle bis hin zum besten Personal für die Ausbildung von Führungskräften. Im Gegensatz zu langen Berichten erfordern die meisten Kurzberichte keine lange Planung, sind schnell erstellt, enthalten wenig oder keine Hintergrundinformationen und haben keinen Vor- oder Nachspann (Titelseite, Inhaltsverzeichnis, Glossar usw.). Aber trotz ihrer Prägnanz , Kurzberichte liefern die Informationen und Analysen, die die Leser brauchen.'

Quellen

• Kuiper, Shirley und Dorinda A. Clippinger. Zeitgenössische Geschäftsberichte. 5. Aufl., South-Western, Cengage Learning, 2013.
• Lannon, John M. und Laura J. Gurak. Technische Kommunikation. 14. Aufl., Pearson, 14. Januar 2017.
• Ein einfaches englisches Handbuch - So erstellen Sie klare SEC-Offenlegungsdokumente. Office of Investor Education and Assistance., Aug. 1998, b-ok.cc/book/2657251/448dd1.
• O’Hair, Dan, et al. Unternehmenskommunikation: ein Rahmen für den Erfolg. South-Western College Publishing, 2000.
• Sharma, R.C., und Krishna Mohan. Geschäftskorrespondenz und Berichterstellung: ein praktischer Ansatz für die geschäftliche und technische Kommunikation . Tata McGraw-Hill, 2017.