Was ist ein Memorandum? Definition und Beispiele

Halten Sie sich in Ihrer internen Geschäftskorrespondenz klar und kurz.

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Ein Memorandum, besser bekannt als a Memo , ist eine Kurznachricht oder ein Datensatz, der für interne Zwecke verwendet wird Kommunikation in einem Geschäft. Memoranden, einst die primäre Form der internen schriftlichen Kommunikation, werden seit der Einführung von Memoranden nicht mehr verwendet Email und andere Formen der elektronischen Nachrichtenübermittlung; Klare Memos schreiben zu können, kann Ihnen jedoch beim Schreiben interner geschäftlicher E-Mails sicherlich gute Dienste leisten, da sie oft demselben Zweck dienen.

Zweck von Memos

Memos können verwendet werden, um schnell mit einem breiten Publikum etwas Kurzes, aber Wichtiges zu kommunizieren, wie zum Beispiel Verfahrensänderungen, Preiserhöhungen, Richtlinienergänzungen, Besprechungspläne, Erinnerungen für Teams oder Zusammenfassungen von Vertragsbedingungen.

Wirksame Memos schreiben

Die Kommunikationsstrategin Barbara Diggs-Brown sagt, dass ein effektives Memo „kurz, prägnant , gut organisiert und nie zu spät. Es sollte alle Fragen antizipieren und beantworten, die ein Leser haben könnte. Es liefert niemals unnötige oder verwirrende Informationen.'

Seien Sie klar, konzentrieren Sie sich, seien Sie kurz und doch vollständig. Nehmen Sie einen professionellen Ton an und schreiben Sie, als ob die Welt es lesen könnte – das heißt, fügen Sie keine Informationen hinzu, die zu vertraulich sind, als dass jeder sie sehen könnte, insbesondere in Zeiten von Kopieren und Einfügen oder „Klicken und Weiterleiten“.

Format

Beginnen Sie mit den Grundlagen: an wen die Artikel adressiert ist, das Datum und die Betreffzeile. Beginnen Sie den Hauptteil des Memos mit einem klaren Zweck, geben Sie an, was die Leser wissen sollen, und schließen Sie mit dem, was die Leser tun sollen, falls erforderlich. Denken Sie daran, dass Mitarbeiter das Memo nach Erhalt möglicherweise nur überfliegen, verwenden Sie daher kurze Absätze, Zwischenüberschriften und, wo immer Sie können, Listen. Dies sind „Einstiegspunkte“ für das Auge, damit der Leser leicht zu dem Teil des Memos zurückkehren kann, den er oder sie benötigt.

Vergiss es nicht Korrektur gelesen . Lautes Lesen kann Ihnen dabei helfen, ausgelassene Wörter, Wiederholungen und unangenehme Sätze zu finden.

Beispiel-Memo zur Änderung des Druckplans

Hier ist ein Beispiel für ein internes Memo eines fiktiven Verlags, in dem Mitarbeiter über bevorstehende Zeitplanänderungen aufgrund eines Erntedankfests informiert werden. Die Produktion hätte auch separate Memos an separate Abteilungen senden können, insbesondere wenn es mehr Details gab, die jede Abteilung benötigte und die die anderen Abteilungen nicht betreffen würden.

An: Alle Mitarbeiter

Von: E.J. Smith, Produktionsleitung

Datum: 1. November 2018

Betreff: Änderung des Thanksgiving-Druckplans

Die Produktion möchte alle daran erinnern, dass das Thanksgiving-Feiertag unsere Drucktermine in diesem Monat beeinflussen wird. Alle gedruckten Seiten, die normalerweise donnerstags oder freitags unter der Woche per UPS an den Drucker gehen würden, müssen bis dahin gehen 3 Uhr nachmittags. am Mittwoch, 21.11 .

Anzeigenverkauf und Redaktion

• Stellen Sie sicher, dass niemand, der Ihnen Texte oder Bilder zur Veröffentlichung schickt, in der Woche des 19. im Urlaub ist. Legen Sie Fristen für alles, was von außen kommt, früher fest.
• Bitte beachten Sie, dass interne Fotografen und Grafikdesigner mehr Arbeit und weniger Zeit dafür haben werden, also leiten Sie Ihre Arbeit bitte früher als normal an die entsprechende Abteilung weiter.
• Bitte senden Sie keine „Eilarbeit“ nach dem 16. November. Es kann nicht garantiert werden, dass alle Artikel mit kurzer Bearbeitungszeit, die in der Thanksgiving-Woche benötigt werden, bis zu den früheren Fristen abgeschlossen sind, und müssen vor der Zuweisung durch den Schreibtisch des Planers zur Genehmigung gehen. Seien Sie stattdessen früh.

Abteilungen für Fotografie und Grafik

• Alle Mitglieder der Kunst Abteilung dürfen im November nach Bedarf Überstunden machen, um mit der Enge des Beginns der Ferienzeit und den früheren Fristen fertig zu werden.

Vielen Dank im Voraus an alle für Ihre Hilfe, Materialien so früh wie möglich zu beschaffen, und Ihre Rücksichtnahme auf die Mitarbeiter der Produktionsabteilung.

Beispiel-Memo über ein Meeting

Das Folgende ist ein fiktives Memo, um ein Treffen mit Mitgliedern eines Teams zu vereinbaren, die von einer Messe zurückkehren.

An: Messeteam

Von: C.C. Jones, Marketingleiter

Datum: 10. Juli 2018

Betreff: Trade Show Return Meeting

Lassen Sie uns nach Ihrer Rückkehr zur Arbeit am Freitag, den 20. Juli, von der Messe ein Mittagsmeeting im Tagungsraum im Ostflügel planen, um zu besprechen, wie die Messe gelaufen ist. Lassen Sie uns besprechen, was gut funktioniert hat und was nicht, wie zum Beispiel:

• Anzahl der Präsenztage
• Menge und Art der bereitgestellten Marketingmaterialien
• Stand zeigt
• Wie die Giveaways ankamen
• Die Lage des Standes und der Verkehr zu unterschiedlichen Tageszeiten
• Was das Interesse der Passanten geweckt hat
• Standbesetzung

Ich weiß, dass Sie nach Ihrer Rückkehr von einer Messe eine Million Dinge zu erledigen haben, also werden wir das Meeting auf 90 Minuten oder weniger beschränken. Bitte bereiten Sie sich mit Ihrem Feedback und Ihrer konstruktiven Kritik zu den Marketingaspekten der Show vor. Das Feedback bestehender Kunden und Neukunden-Leads werden in einem separaten Meeting mit Produkt- und Vertriebsteams behandelt. Vielen Dank für Ihre Arbeit bei der Show.

Quelle

Diggs-Brown, Barbara. Der PR-Styleguide. 3. Auflage, Cengage Learning, 2012.