Best Practices für Geschäftstexte

Eine klare und prägnante Sprache ist der Schlüssel, um Ihre Botschaft zu vermitteln

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Geschäftsschreiben ist eine professionelle Kommunikation Tool (auch bekannt als Geschäftskommunikation oder professionelles Schreiben), das Unternehmen und andere professionelle Einheiten verwenden, um mit internen oder externen Personen zu kommunizieren Publikum . Memoranden, Berichte, Vorschläge, E-Mails , und eine Vielzahl anderer geschäftsbezogener schriftlicher Materialien sind allesamt Formen des Geschäftsschreibens.

Tipps für effektives Business Writing

Der Zweck des Geschäftsschreibens ist transaktional. Natürlich bezieht sich der Inhalt von Geschäftstexten auf eine Geschäftseinheit, aber er bezieht sich auch auf eine bestimmte und zielgerichtete Transaktion zwischen dem Autor und seinem Publikum. Laut Brant W. Knapp, Autor von Ein Leitfaden für Projektmanager zum Bestehen der Projektmanagement-Prüfung , sind die besten Geschäftstexte „klar zu verstehen, wenn sie schnell gelesen werden. Die Botschaft sollte gut geplant, einfach, klar und direkt sein.“

Schnelle Fakten: Grundlegende Ziele für das Schreiben von Unternehmen

Vermitteln Informationen: Formen der Geschäftskommunikation, wie Forschungsberichte oder politische Memos, werden geschrieben, um Wissen zu verbreiten.Nachrichten liefern: Professionelles Schreiben wird häufig verwendet, um aktuelle Ereignisse und Errungenschaften mit internen und externen Zielgruppen zu teilen.Aufruf zum Handeln: Geschäftsleute verwenden das Schreiben, um andere aus zahlreichen Gründen zu beeinflussen, darunter der Verkauf von Waren und die Verabschiedung von Gesetzen.Erklären oder rechtfertigen Sie eine Aktion: Professionelle Kommunikation ermöglicht es einer Geschäftseinheit, ihre Überzeugungen zu erklären oder ihre Handlungen zu rechtfertigen.

Die folgenden Tipps, angepasst von Oxford Living Dictionaries , bilden eine gute Grundlage für bewährte Vorgehensweisen beim Schreiben von Geschäftsdokumenten.

Setzen Sie Ihre Hauptpunkte zuerst.Geben Sie im Voraus genau an, warum Sie die Korrespondenz schreiben. Eine Ausnahme von dieser Regel bilden Werbebriefe. Den Empfänger an ein vergangenes Treffen oder eine gemeinsame Verbindung zu erinnern, die Sie teilen, ist eine akzeptable Art der Eröffnung, da dies den Empfänger beeinflussen kann, Ihren beabsichtigten Zielen gegenüber aufgeschlossener zu sein. Verwenden Sie alltägliche Wörter.Die Verwendung von Wörtern wie „über“ statt „betreffend“, „erwarten“ statt „antizipieren“ und „Teil“ statt „Bestandteil“ wird Ihr Schreiben weniger gestelzt machen. Kenne deine Zuhörer.Füllen Sie Ihr Schreiben nicht mit viel Fachjargon (Einzelheiten können separat angehängt werden), es sei denn, es richtet sich an ein branchenspezifisches Publikum. Passen Sie Ihren Ton an den beabsichtigten Leser an. Beispielsweise hätte ein Beschwerdeschreiben einen ganz anderen Ton als ein Referenzschreiben. Schließlich – das sollte selbstverständlich sein – niemals abfällige oder sexistische Sprache verwenden und aktiv darauf hinarbeiten geschlechtsspezifische Sprache beseitigen von jeder Form der Geschäftskommunikation. Verwenden Sie Kontraktionen, wenn möglich.Business Writing hat sich von einem formalen zu einem zugänglicheren Stil verlagert, also mit „Wir sind“ nicht „Wir sind“ und „Wir haben“ nicht „Wir haben“ ist der richtige Weg. Trotzdem tust du es nicht stets muss eine Kontraktion verwenden. Eine gute Faustregel lautet: Wenn eine Kontraktion den Satzfluss verbessert, verwenden Sie sie; Wenn der Satz ohne ihn überzeugender ist, verwenden Sie zwei Wörter. Verwenden Sie aktive statt passive Verben.Aktive Verben ermöglichen es dem Leser, schnell zu verstehen und vollständiger zu verstehen. Beispiel: „Die Entscheidung, die Produktion einzustellen, wurde umgesetzt“, lässt die Interpretation offen, wer die Entscheidung getroffen hat, die Produktion einzustellen. Andererseits ist die Bedeutung von „Wir haben beschlossen, die Produktion einzustellen“ klar. Schreiben Sie fest. Um das obige Beispiel wieder zu verwenden, erleichtert die Wahl des Wortes „entschieden“ anstelle von „die Entscheidung getroffen“ das Lesen für das Publikum. Halten Sie sich nicht in jeder Situation an Regeln.Dies ist ein Fall, in dem Sie Ihr Publikum kennen. Wenn Sie darauf abzielen, Ihr Schreiben gesprächig zu gestalten, ist es in Ordnung, einen Satz ab und zu mit einer Präposition zu beenden, insbesondere um den Fluss zu verbessern und umständliche Konstruktionen zu vermeiden. Obwohl viele Unternehmen ihre eigenen internen Stilrichtlinien haben, müssen elementare Regeln für Stil und Grammatik beachtet werden, damit Ihr Schreiben – und Sie – als professionell gelten. Schlampiges Schreiben, schlechte Wortwahl oder eine unverdiente allzu vertraute Einstellung können zurückkommen, um Sie zu verfolgen. Halten Sie Ihre Schriftartauswahl einfach. Halten Sie sich an einen schönen, sauberen Schriftstil wie Helvetica oder Times New Roman und beschränken Sie die Anzahl der Schriftarten, die Sie in der Korrespondenz verwenden. Ihr Ziel ist es, etwas lesbares und leicht zu lesendes zu schreiben. Überbeanspruchen Sie visuelle Elemente nicht.Im Allgemeinen sollten Sie mindestens 25 % Ihrer Dokumente, Memos, E-Mails, Berichte usw. mit Bildmaterial ausstatten. Zu viele Grafiken wirken verwirrend und lenken oft von der Botschaft ab, die Sie vermitteln möchten. Ein paar starke, gut platzierte Grafiken werden mehr bewirken, um Ihren Standpunkt zu vermitteln, als etwas, das wie ein schlechter Scrapbooking-Versuch aussieht.