Schritte zu einem erfolgreichen Familientreffen
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Mit etwas Kreativität und vorausschauender Planung können Sie ein unvergessliches Familientreffen organisieren und planen, von dem alle noch jahrelang sprechen werden.
Wer ist Familie?
Es mag offensichtlich erscheinen, aber der erste Schritt für jede Familienzusammenführung besteht darin, zu entscheiden, wer zur Familie gehört. Welche Seite der Familie laden Sie ein? Möchten Sie nur nahe Verwandte oder alle Nachkommen von Urgroßvater Jones (oder einer anderen gemeinsamenVorfahr)? Laden Sie nur Verwandte in direkter Linie (Eltern, Großeltern, Enkelkinder) ein oder planen Sie, Cousins, Cousins zweiten Grades oder Cousins dritten Grades einzubeziehen, die zweimal entfernt sind? Denken Sie daran, jeden Schritt zurück auf die Stammbaum fügt eine Menge neuer potenzieller Teilnehmer hinzu. Kenne deine Grenzen.
Erstellen Sie eine Gästeliste
Beginnen Sie damit, eine Liste der Familienmitglieder zusammenzustellen, einschließlich Ehepartner, Partner und Kinder.In Kontakt kommenmit mindestens einer Person aus jedem Zweig der Familie, um Ihnen zu helfen, Kontaktinformationen für jede Person auf Ihrer Liste aufzuspüren. Stellen Sie sicher, dass Sie E-Mail-Adressen für diejenigen sammeln, die sie haben - es hilft wirklich bei Updates und Last-Minute-Korrespondenz.
Umfrageteilnehmer
Wenn Sie vorhaben, viele Menschen in Ihr Familientreffen einzubeziehen, sollten Sie eine Umfrage (per Post und/oder E-Mail) versenden, um die Leute wissen zu lassen, dass ein Familientreffen in Arbeit ist. Dies hilft Ihnen, Interesse und Vorlieben einzuschätzen und um Hilfe bei der Planung zu bitten. Geben Sie mögliche Daten, die Art des geplanten Wiedersehens und einen allgemeinen Ort an (eine frühzeitige Erörterung möglicher Kosten kann eine positive Antwort entmutigen) und bitten Sie höflich um eine zeitnahe Antwort auf Ihre Fragen. Fügen Sie die Namen interessierter Verwandter, die die Umfrage für zukünftige Mailings an Ihre Wiedervereinigungsliste zurücksenden, hinzu und/oder halten Sie sie über eine Familientreffen-Website über Wiedervereinigungspläne auf dem Laufenden.
Bilden Sie ein Wiedervereinigungskomitee.
Sofern es sich nicht um ein Treffen von fünf Schwestern im Haus von Tante Maggie handelt, ist ein Wiedervereinigungskomitee fast unerlässlich, um ein reibungsloses und erfolgreiches Familientreffen zu planen. Beauftragen Sie jemanden mit allen wichtigen Aspekten des Wiedersehens – Ort, gesellschaftliche Veranstaltungen, Budget, Mailings, Aufzeichnungen usw. Warum die ganze Arbeit selbst erledigen, wenn Sie nicht müssen?
Wählen Sie das/die Datum(e)
Es ist kein großes Wiedersehen, wenn niemand teilnehmen kann. Unabhängig davon, ob Sie Ihr Familientreffen so planen, dass es mit einem Familienjubiläum oder einem besonderen Tag, einem Sommerurlaub oder einem Feiertag zusammenfällt, hilft es, Familienmitglieder zu befragen, um Zeit- und Datumskonflikte zu vermeiden. Da Familientreffen alles umfassen können, von einem Grillnachmittag bis hin zu einer großen Feier, die drei oder mehr Tage dauert, müssen Sie auch festlegen, wie lange Sie zusammenkommen möchten. Eine gute Faustregel: Je weiter die Menschen reisen müssen, um den Treffpunkt zu erreichen, desto länger sollte das Treffen dauern. Denken Sie vor allem daran, dass Sie nicht in der Lage sein werden, alle unterzubringen. Wählen Sie Ihre Endtermine basierend darauf, was für die Mehrheit der Teilnehmer am besten ist.
Wählen Sie einen Standort aus
Streben Sie nach einem Ort für das Familientreffen, der für die Mehrheit der Personen, an denen Sie teilnehmen möchten, am besten zugänglich und erschwinglich ist. Wenn sich Familienmitglieder in einem Bereich aufhalten, wählen Sie einen Ort für das Wiedersehen in der Nähe aus. Wenn alle verstreut leben, wählen Sie einen zentralen Standort, um die Reisekosten für weit entfernte Verwandte zu senken.
Entwickeln Sie ein Budget
Dies bestimmt den Umfang der Speisen, Dekorationen, Unterkünfte und Aktivitäten für Ihr Familientreffen. Sie können wählen, ob Familien für ihre eigenen Übernachtungen bezahlen, ein überdachtes Gericht mitbringen usw., aber wenn Sie keine andere Einkommensquelle haben, müssen Sie auch eine Registrierungsgebühr pro Familie festlegen, um bei der Dekoration, Aktivität, etc. zu helfen. und Standortkosten.
Reservieren Sie eine Reunion Site
Sobald Sie einen Ort ausgewählt und ein Datum festgelegt haben, ist es an der Zeit, einen Ort für das Wiedersehen auszuwählen. „Nach Hause gehen“ ist ein großer Anziehungspunkt für Familientreffen, daher möchten Sie vielleicht das alte Gehöft der Familie oder eine andere historische Stätte in Betracht ziehen, die mit der Vergangenheit Ihrer Familie verbunden ist. Abhängig von der Größe der Wiedervereinigung können Sie möglicherweise ein Familienmitglied finden, das sich freiwillig bereit erklärt, es bei sich zu Hause abzuhalten. Für größere Versammlungen sind Parks, Hotels, Restaurants und Gemeindehallen ein guter Ausgangspunkt. Wenn Sie ein mehrtägiges Wiedersehen planen, sollten Sie einen Erholungsort in Betracht ziehen, an dem die Leute Wiedersehensaktivitäten mit einem Familienurlaub kombinieren können.
Wähle ein Thema
Das Erstellen eines Themas für ein Familientreffen ist eine großartige Möglichkeit, Menschen zu interessieren und ihre Teilnahme wahrscheinlicher zu machen. Es macht auch mehr Spaß, wenn es darum geht, mit Essen, Spielen, Aktivitäten, Einladungen und so ziemlich jedem anderen Aspekt des Wiedersehens einfallsreich umzugehen. Themen der Familiengeschichte sind besonders beliebt, ebenso wie Wiedervereinigungen, die den Geburtstag oder Jahrestag eines ganz besonderen Familienmitglieds oder das kulturelle Erbe der Familie (z. B. hawaiianisches Luau) feiern.
Bestimmen Sie das Menü
Eine große Gruppe von Menschen mit unterschiedlichen Vorlieben zu füttern, ist vielleicht einer der schwierigsten Teile bei der Planung eines Wiedersehens. Machen Sie es sich leicht, indem Sie ein Menü auswählen, das sich auf Ihr Thema bezieht, oder vielleicht eines, das das Erbe Ihrer Familie feiert. Organisieren Sie eine Gruppe von Familienmitgliedern, die das Essen für das Familientreffen zubereiten, oder finden Sie, wenn Sie eine große Gruppe haben und Ihr Budget es zulässt, einen Caterer oder ein Restaurant, der zumindest einen Teil der Arbeit für Sie erledigt. Ein schmackhaftes Menü sorgt für ein unvergessliches Familientreffen.
Planen Sie soziale Aktivitäten
Sie müssen nicht jeden ständig beschäftigen, aber geplante Aktivitäten und Eisbrecher bei Ihrem Familientreffen bietet Menschen, die sich nicht gut kennen, eine einfache Möglichkeit, Zeit miteinander zu verbringen. Schließen Sie Aktivitäten ein, die alle Altersgruppen und darüber hinaus ansprechen Familienwissen über gemeinsames Erbe . Vielleicht möchten Sie auch Preise für besondere Auszeichnungen wie das älteste Familienmitglied oder die längste zurückgelegte Strecke vergeben.
Stellen Sie die Bühne ein
Du hast eine Menge Leute, was hast du jetzt mit ihnen vor? Es ist jetzt an der Zeit, Vorkehrungen für Zelte (falls ein Treffen im Freien), Stühle, Parkdekorationen, Programme, Schilder, T-Shirts, Geschenktüten und andere Anforderungen für den Tag des Treffens zu treffen. Dies ist die Zeit, um eine Checkliste für die Familienzusammenführung zu konsultieren!
Sag Cheese!
Während viele Familienmitglieder zweifellos ihre eigenen Kameras mitbringen werden, ist es hilfreich, auch Pläne zu schmieden, um das gesamte Ereignis aufzuzeichnen. Unabhängig davon, ob Sie einen bestimmten Verwandten als offiziellen Wiedersehensfotografen benennen oder einen professionellen Fotografen mit der Aufnahme von Fotos oder Videos beauftragen, sollten Sie eine Liste der Personen und Ereignisse erstellen, die Sie aufnehmen möchten. Kaufen Sie für spontane „Momente“ ein Dutzend Einwegkameras und verteilen Sie sie an freiwillige Gäste. Vergiss nicht, sie am Ende des Tages einzusammeln!
Laden Sie die Gäste ein
Sobald Sie die meisten Ihrer Pläne festgelegt haben, ist es an der Zeit, die Gäste per Post, E-Mail und/oder Telefon einzuladen. Sie sollten dies im Voraus tun, um sicherzustellen, dass alle Zeit haben, es in ihren Kalender einzutragen. Wenn Sie Eintrittsgelder erheben, erwähnen Sie dies in der Einladung und setzen Sie eine Frist, bis zu der mindestens ein Prozentsatz des Ticketpreises erforderlich ist (es sei denn, Sie sind vermögend genug, um alle Kosten selbst zu tragen, und können bis zum tatsächlichen Eintritt warten Wiedersehen gegen Kostenerstattung). Im Voraus gekaufte Tickets bedeuten auch, dass es weniger wahrscheinlich ist, dass Leute im letzten Moment stornieren! Dies ist auch eine gute Gelegenheit, Leute zu bitten, selbst wenn sie nicht an der Wiedervereinigung teilnehmen können, etwas zur Verfügung zu stellen Stammbäume , Fotos, Sammlerstücke und Geschichten, die Sie mit anderen Familienmitgliedern teilen können.
Finanzieren Sie die Extras
Wenn Sie für Ihr Wiedersehen keine Eintrittsgebühren verlangen möchten, müssen Sie eine kleine Spendenaktion einplanen. Selbst wenn Sie Eintritte sammeln, kann Fundraising Geld für einige ausgefallene „Extras“ bereitstellen. Zu den kreativen Möglichkeiten, Geld zu sammeln, gehören das Abhalten einer Auktion oder Tombola beim Wiedersehen oder das Herstellen und Verkaufen von Familienhüten, T-Shirts, Büchern oder Wiedersehensvideos.
Drucken Sie ein Programm aus
Erstellen Sie ein Programm, das die Aufstellung der geplanten Wiedervereinigungsveranstaltungen umreißt, die den Familienmitgliedern bei ihrer Ankunft zur Wiedervereinigung zur Verfügung gestellt werden. Sie können dies auch vor dem Wiedersehen per E-Mail oder über Ihre Wiedervereinigungs-Website versenden. Dies wird dazu beitragen, Menschen an Aktivitäten zu erinnern, bei denen sie möglicherweise etwas mitbringen müssen, z. B. eine Fotowand oder Diagramm des Stammbaums .
Für den großen Tag dekorieren
Der große Tag steht vor der Tür und jetzt ist es an der Zeit, dafür zu sorgen, dass er reibungslos verläuft. Erstellen Sie einprägsame, einfach zu handhabende Schilder, um ankommende Gäste auf Registrierung, Parkplätze und wichtige Orte wie Badezimmer hinzuweisen. Kaufen oder erstellen Sie ein Gästebuch, um Unterschriften, Adressen und andere wichtige Informationen zu sammeln und als dauerhafte Aufzeichnung des Wiedersehens zu dienen. Kaufen Sie vorgefertigte Namensschilder oder drucken Sie Ihre eigenen aus, um das Mischen und Vermischen zwischen unbekannten Familienmitgliedern zu erleichtern. Stammbaum-Wandkarten sind immer ein großer Erfolg, da die Teilnehmer des Wiedersehens immer wissen wollen, wo sie in die Familie passen. Beliebt sind auch gerahmte Fotos oder gedruckte Poster von gemeinsamen Vorfahren oder vergangenen Familientreffen. Und wenn Sie wissen möchten, was alle von Ihrer Wiedervereinigungsplanung halten, drucken Sie einige Bewertungsformulare aus, die die Leute beim Verlassen ausfüllen können.
Halten Sie den Spaß am Laufen
Bestimmen Sie einen oder mehrere Freiwillige, um nach dem Wiedersehen einen Newsletter mit Geschichten, Fotos und Nachrichten über das Wiedersehen zu erstellen und zu versenden. Wenn Sie Familieninformationen gesammelt haben, senden Sie eine aktualisierte mit Genealogie-Diagramm auch. Dies ist eine großartige Möglichkeit, die Menschen für das nächste Wiedersehen zu begeistern und weniger glückliche Familienmitglieder einzubeziehen, die nicht teilnehmen konnten.